Come predisporre, firmare e inviare la fattura elettronica

Introduzione

Dallo scorso 6 giugno 2014, Ministeri, Agenzie fiscali ed Enti previdenziali non possono più accettare (e quindi contabilizzare e pagare) le tradizionali fatture “cartacee”. Dal prossimo 31 marzo 2015 tale disposizione sarà estesa a tutte le Pubbliche Amministrazioni, enti nazionali e amministrazioni locali.

Le fatture emesse nei confronti della Pubblica Amministrazione devono quindi essere emesse in formato elettronico e precisamente in formato xml nel rispetto dello schema FatturaPA (dal 2 febbraio 2015 nella sua versione 1.1).

L’obbligo di fatturazione in forma elettronica nei confronti delle Amministrazioni dello Stato è stato introdotto dalla Finanziaria 2008. La legge ha stabilito che la trasmissione delle fatture elettroniche destinate alle Amministrazioni dello Stato deve essere effettuata attraverso il Sistema di Interscambio (SdI), sistema informatico di supporto al processo di “ricezione e successivo inoltro delle fatture elettroniche alle amministrazioni destinatarie” nonché alla “gestione dei dati in forma aggregata e dei flussi informativi anche ai fini della loro integrazione nei sistemi di monitoraggio della finanza pubblica”. Le modalità di funzionamento dello SdI sono state definite con il decreto ministeriale 3 aprile 2013, n. 55.

Tutta la documentazione tecnica sulla fattura elettronica, le modalità di trasmissione e i servizi di supporto e assistenza, sono disponibili sul sito www.fatturapa.gov.it.

Questa breve guida è dedicata ai professionisti che abbiano necessità di fatturare alla Pubblica Amministrazione come, ad esempio, gli avvocati nel caso di compensi liquidati per patrocini a spese dello Stato e difese d'ufficio, indennità per GOT e VPO, CTU, consulenti in genere ecc.

Attività preliminari

Prima di redigere la fattura elettronica (o la nota di credito) è consigliabile prendere contatti con l'ufficio destinatario del documento medesimo per raccogliere indicazioni precise su eventuali prassi o circolari (vogliono l'indicazione di specifiche informazioni in fattura? vogliono allegati?) ed avere conferma del codice fiscale e del codice univoco dell'ufficio da utilizzare. Quest'ultimo, in particolare, deve risultare abilitato alla fatturazione elettronica e tale circostanza è facilmente verificabile consultando l'iPA, l'indice delle Pubbliche Amministrazioni. In corrispondenza dell'ufficio destinatario deve comparire il simbolo dell'Euro "illuminato".

La problematica dei codici, in riferimento agli Uffici Giudiziari, nasce dal fatto che i medesimi hanno “spese di funzionamento” e “spese di giustizia” con una contabilità, per così dire, separata.

Allo stato attuale delle cose, gli uffici per i quali non è ancora attivo il canale SICOGE-coint (il canale trasmissivo del SICOGE, il sistema informativo per la contabilità integrata economico-patrimoniale) continueranno a ricevere le fatture via PEC all'indirizzo del protocollo e - a tal fine - l'emittente dovrà indicare il codice univoco dell'ufficio "generico". Gli uffici per i quali il canale SICOGE-coint è invece già attivo, riceveranno la fattura tramite il detto canale per una gestione integrata con la piattaforma SIAMM e l'emittente dovrà indicare il codice all'uopo attribuito all'Ufficio Spese di Giustizia.

Primo passo: creare la fattura (o la nota di credito elettronica)

1. Per creare la fattura o la nota di credito elettronica collegati anzitutto all'indirizzo https://fpa.dirittopratico.it, l'applicazione gratuita studiata appositamente per le esigenze di fatturazione degli avvocati nei confronti della Pubblica Amministrazione. Le prime volte, per familiarizzare con lo strumento, puoi anche preparare una proforma "cartacea" in modo tradizionale dalla quale estrapolare i dati da inserire nel form.
2. A questo punto devi soltanto compilare il modulo con le informazioni richieste tenendo conto che alcuni blocchi potranno essere prevalorizzati o valorizzati in automatico (se ne dirà oltre). Per ogni campo (ogni "voce", cioè, del modulo) troverai una breve descrizione di come valorizzare il campo medesimo. Rispetto ai dati tradizionali da esporre in fattura, ti verranno richiesti in particolare:
   • il codice di invio: un campo ad uso esclusivo del soggetto trasmittente pensato come elemento identificativo del file trasmesso. Non è stabilito alcun criterio particolare per la sua valorizzazione demandata alla valutazione dell’utente secondo esigenza. FatturaPA avvocati utilizza lo stesso campo come "progressivo univoco del file" per la nomenclatura del file xml accettando soltanto lettere maiuscole e numeri per un massimo di cinque caratteri. Esempi di codici validi possono essere 1,2,3,4... FT001, FT002, FT003... A,B,C... Ricorda che ogni trasmissione al SdI (tranne quelle scartate per errore del nome del file) deve avere un codice di invio diverso. Quindi dovendo rispedire una stessa fattura scartata (es. per codice destinatario inesistente), dovrai variare il codice invio.
   • l'Identificativo fiscale del trasmittente: ovvero il Codice Fiscale del soggetto che materialmente esegue la trasmissione (o la partita IVA in caso, ad esempio, di Studio Associato che esegue come tale la trasmissione del documento).
   • il telefono del trasmittente: recapito telefonico del soggetto che eseguirà la trasmissione della fattura al sistema di interscambio, utile nel caso si renda necessario un contatto da parte dell'Ufficio
   • l'indirizzo email del trasmittente: come sopra, ma in più utilizzato dal programma FatturaPA avvocati per recapitare copia del documento generato.
3. il blocco "Dati dell'Ufficio destinatario della fattura" potrà essere compilato in automatico dal programma semplicemente indicando la denominazione dell'Ufficio lasciando vuoti tutti gli altri campi. Dopo aver inserito, ad esempio, "Tribunale di Grosseto", premi il tasto INVIO oppure il pulsante "genera il documento" in calce al modulo. Questo verrà caricato nuovamente con tutte le informazioni mancanti ove le stesse siano presenti sul wiki di Diritto Pratico nella pagine dedicate agli Uffici Giudiziari.
4. in ogni momento è possibile premere sul pulsante "genera documento": il modulo sarà ricaricato evidenziando in giallo i campi ancora da riempire obbligatoriamente, in rosso quelli contenenti errori formali. Sotto il campo "Competenze" comparirà il dettaglio degli importi della fattura (o della nota di credito).
5. dopo la valorizzazione di tutti i campi in modo formalmente corretto sarà possibile scaricare (e/o ricevere via mail) il documento. Prima del download sarà anche possibile, solo qualora richiesto dall'Ufficio, allegare un file.
6. il nome del documento (fattura o nota di credito elettronica) sarà assegnato automaticamente dall'applicazione secondo le regole di nomenclatura ufficiali. Fai attenzione che se fosse già presente nella tua cartella di download un file xml precedentemente scaricato e avente lo stesso nome (ad esempio se ricarichi una stessa fattura per apportare delle correzioni) il tuo browser non sovrascriverà quello "vecchio" ma salverà quello "nuovo" aggiungendo un suffisso al nome del file stesso (es. aggiungendo un trattino e un numero progressivo): quel suffisso deve essere manualmente rimosso prima di firmare il file pena lo scarto del documento da parte del Sistema di Interscambio in quanto non conforme alle regole di nomenclatura!

Sarà opportuno, a questo punto, collocare il file scaricato in una apposita cartella dedicata alla specifica fattura dove andremo a salvare, successivamente, anche la versione firmata del file xml e le notifiche PEC provenienti dal SdI. Questa cartella che conterrà tutti i files della fattura (o nota di credito) potrà a sua volta essere collocata in una cartella contenente tutte le fatture dell'anno.

Secondo passo: firmare il documento (fattura o nota di credito)

Il file xml appena scaricato dovrà essere firmato digitalmente dal soggetto che emette la fattura tramite un certificato di firma qualificata in formato CAdES-BES o XAdES-BES.

La firma in XAdES-BES richiede tuttavia che gli elementi Reference siano valorizzati con URI=“” oppure con URI=“#iddoc” dove iddoc indica l’identificativo del documento da firmare: non è possibile quindi omettere l’attributo URI all’interno degli elementi Reference.

La firma in XAdES-BES con dispositivo ArubaKey, per quanto potuto verificare empiricamente, aggiunge un paramentro "Id" al tag p:FatturaElettronica per l'identificazione del nodo cui si riferisce la firma. Tale "aggiunta" non è gradita dal SdI che ritiene il file non conforme allo schema e lo scarta. Chi avesse notizie in merito per aggirare/risolvere il problema può aprire un topic sul forum.

Terzo passo: trasmettere il documento al Sistema di Interscambio per la consegna all'Ufficio destinatario

Il file xml firmato deve ora essere trasmesso al Sistema di Interscambio che si occuperà dei controlli formali e della consegna all'Ufficio destinatario. Sono previsti cinque diversi canali di trasmissione per l’invio dei file:

• Posta Elettronica Certificata (PEC)
• Invio via web
• Servizio SDICoop - Trasmissione
• Servizio SDIFTP
• Servizio SPCoop - Trasmissione

In questa piccola guida ci occuperemo soltanto della trasmissione a mezzo PEC, la più semplice e adatta ai nostri fini anche per non richiede alcuna registrazione a Entratel o Fisconline né accreditamento preventivo al Sistema di Interscambio. Unico ovvio requisito è disporre di una casella PEC!

Apri quindi il tuo client di posta elettronica o accedi alla casella web e crea un nuovo messaggio allegando il file fatturaPA precedentemente firmato.

Al primo invio, l'indirizzo PEC da indicare come destinatario è: sdi01@pec.fatturapa.it

L'oggetto del messaggio non è rilevante per il sistema ma potrà essere utile specificarlo (con i riferimenti alla fattura) per l'indicizzazione e l'archiviazione (es. "Invio fattura elettronica <nomedelfile.xml>"). Il messaggio, comprensivo dell’allegato, non deve superare la dimensione di 30 megabytes.

In particolare il SdI, con il primo messaggio di risposta, notifica di scarto o ricevuta di consegna, comunica al trasmittente l’indirizzo di PEC che dovrà utilizzare per i successivi eventuali invii.

Quarto passo: verificare l'esito della trasmissione

Il soggetto che utilizza il canale PEC riceverà, sulla casella di PEC da cui ha effettuato la trasmissione, i file messaggio prodotti dal SdI relativi al proprio invio. Il file messaggio può essere:

• una ricevuta di consegna: per certificare l’avvenuta consegna al destinatario del file FatturaPA (la fattura elettronica si considera emessa ai sensi dell'art. 21 DPR 633-1972);
• una notifica di mancata consegna: per segnalare la temporanea impossibilità di recapitare al destinatario il file FatturaPA (anche in questo caso la fattura si considera emessa);
• una notifica di scarto: nel caso in cui il file trasmesso (file FatturaPA o file archivio) non abbia superato i controlli previsti (in questo caso la fattura elettronica si considera NON emessa);
• una notifica di esito: messaggio con il quale il SdI inoltra al trasmittente la notifica di esito committente eventualmente ricevuta dal destinatario della fattura che a sua volta può essere:
  • EC01: Accettazione
  • EC02: Rifiuto
• una notifica di decorrenza termini: messaggio che il SdI invia sia al trasmittente sia al destinatario nel caso in cui non abbia ricevuto notifica di esito committente entro il termine di 15 giorni dalla data della ricevuta di consegna o dalla data della notifica di mancata consegna ma solo se questa sia seguita da una ricevuta di consegna. Con questa notifica il SdI comunica al destinatario l’impossibilità di inviare, da quel momento in poi, notifica di esito committente e al trasmittente l’impossibilità di ricevere notifica di esito;
• una attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito: nei casi di impossibilità di recapito del file all’amministrazione destinataria per cause non imputabili al trasmittente (amministrazione non individuabile all’interno dell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni oppure problemi di natura tecnica sul canale di trasmissione);

Nei casi in cui la fattura non si consideri emessa ai sensi del citato art. 21 DPR 633-1972 (dunque quando scartata prima della consegna all'Ufficio destinatario o da questo rifiutata entro quindici giorni) sarà possibile correggere gli errori e ritrasmettere la stessa fattura avendo solo cura di mutare il solo codice di invio. Per far questo devi importare la fattura già salvata sul redattore, apportare le correzioni, modificare il codice di invio e scaricare il nuovo documento che poi firmerai e invierai al SdI.

Nei casi in cui la fattura sia giunta al destinatario e questi non l'abbia rifiutata entro il termine di quindici giorni, questa è da considerarsi fiscalmente emessa e non potrai semplicemente riemetterla, dovrai "annullarla" con una nota di credito. Per far questo importa la fattura errata nel redattore, modifica l'identificativo di invio, cambia il tipo di documento da fattura a nota di credito, specifica nella causale qualcosa tipo "storno fattura n. x del xx.xx.xxx per errata fatturazione", scarica la nota di credito, firmala e trasmettila al SdI esattamente come fosse una fattura. Poi, partendo dalla stessa fattura errata che importerai nuovamente nel redattore, correggi gli errori e crea una fattura nuova e corretta (attenzione quindi al nuovo progressivo ecc.).

Nel caso la fattura sia infatti stata consegnata e risulti dunque emessa, se provi semplicemente a ritrasmettere la fattura corretta al SdI, pur modificando il codice di invio, riceverai una notifica di scarto con errore: "Fattura duplicata : Fattura duplicata numero x del xxxx-xx-xx, posizione nel lotto 1".

Quinto passo: attendere il pagamento

Ricevuta una notifica di esito positiva non resta che attendere il pagamento. Ove sia stata ricevuta una notifica di decorrenza termini sarà possibile prendere contatti con l'Ufficio Spese Giustizia e chiedere se la nostra fattura è stata comunque accettata a prescindere dal fatto che l'ufficio non abbia comunicato l'esito al SdI.

Altra interessante possibilità è quella di accedere al portale IstanzaWeb dal quale, previa registrazione, è possibile non solo trasmettere per via telematica le proprie istanze di liquidazione (interpellare sempre preventivamente l'ufficio per avere conferma sulla possibilità di utilizzare detto canale) ma anche di monitorare le istanze cartacee in lavorazione. [Qui il manuale del servizio].

Sesto passo: conservare le fatture

La conservazione della fattura è un procedimento complesso regolato dal CAD, dal DMEF 17 giugno 2014 e dal DPCM 3 dicembre 2013.

Tieni presente che la fatturaPA nasce come fattura elettronica e - ATTUALMENTE - comporta un obbligo di conservazione con modalità elettroniche sia per chi la emette, sia per la PA che la riceve.

Ai fini fiscali e tributari, archiviare fatture e note di credito sul proprio computer non è sufficiente se non per esigenze correnti; il DMEF 17-06-2014 richiede espressamente che l'archiviazione "di lungo periodo" avvenga nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell'art. 71 del Codice dell'Amministrazione Digitale (la c.d. conservazione "a norma"). Il processo di conservazione deve essere completato entro il termine di tre mesi dalla scadenza prevista per la presentazione della dichiarazione annuale.

L'Agenzia delle Entrate, così come previsto dall'art. 1 del DLT 127-2015, ha messo a disposizione dei Contribuenti un servizio gratuito per la conservazione delle fatture elettroniche. Il comma 6bis del citato decreto legislativo, aggiunto con la legge di bilancio 2018 (L. 205-2017, comma 909), prevede espressamente che "... gli obblighi di conservazione previsti dall'articolo 3 del decreto del Ministro dell'economia e delle finanze 17 giugno 2014, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 146 del 26 giugno 2014, si intendono soddisfatti per tutte le fatture elettroniche nonché per tutti i documenti informatici trasmessi attraverso il Sistema di Interscambio ...". In altre parole tutte le fatture/note di credito elettroniche, attive e passive, PA e privati, vengono automaticamente versate in conservazione senza che l'utenta debbia compiere alcuna operazione ulteriore all'invio (via PEC o portale web) al Sistema di Interscambio.

Attenzione però: la conservazione automatica delle fatture veicolate dal Sistema di Interscambio è subordinata alla preventiva adesione da parte dell'utente al servizio gratuito messo a disposizione dall'Agenzia delle Entrate accessibile dal portale "Fatture e Corrispettivi. A partire dal giorno successivo a quello della sottoscrizione della convenzione di servizio tutte le fatture per le quali l'utente rappresenta il cedente/prestatore o il cessionario/committente e che transitano sul SdI saranno inviate in conservazione con modalità automatiche. In tal caso la "ricevuta di consegna al destinatario" assume anche il valore di ricevuta di avvio del processo di conservazione. Per le fatture emesse precedentemente alla data di adesione al servizio (attive e passive), l'utente può richiederne la conservazione con un semplice upload (v. paragrafi 7.1 e 10 Manuale di Conservazione).

E' ovviamente facoltà dell'utente rivolgersi in alternativa ad un conservatore privato anche avvalendosi di un servizio integrato per l'emissione, trasmissione e conservazione delle fatture elettroniche.