Notifiche via PEC

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Requisiti dell’Avvocato notificante

  1. Essere titolare di Casella di Posta Elettronica Certificata con indirizzo regolarmente comunicato al proprio Consiglio dell’Ordine[1] e da questo, a sua volta, comunicato al RegIndE[2]
  2. Possedere una Smart Card e relativo lettore con certificato di autenticazione e di firma in corso di validità.
  3. Aver ricevuto dal proprio assistito la procura alle liti (art. 2 L 53-1994).
  4. Non è più necessario, in seguito all'entrata in vigore del D.L. 90/2014, essere autorizzato del proprio Consiglio dell’Ordine alle notifiche in proprio (l'autorizzazione è ancora necessaria per le notifiche in proprio "cartacee"; vedi l'art. 7 L 53-1994 anche per un esempio di istanza).

Requisiti del destinatario

  1. Essere titolare di Casella di Posta Elettronica Certificata il cui indirizzo risulti annotato su pubblici elenchi (come ad esempio il registro INI-PEC)

Modalità di notificazione

Predisposizione dell'atto da notificare

L'atto da notificare può essere di tue tipi:

  1. documento informatico (art. 21 DLT 82-2005) che dovrà essere firmato digitalmente,
  2. copia informatica di atto originariamente formato su supporto analogico (art. 22 DLT 82-2005) che non è necessario firmare digitalmente atteso che la sua conformità all'originale deriva dall'asseverazione che andrà inclusa nella relazione di notifica.

Predisposizione della procura alle liti

Se l'atto da notificare deve essere accompagnato dalla procura alla lite, la stessa deve essere predisposta ai sensi dell'art. 83, comma 3, c.p.c.. Essa può essere un documento informatico sottoscritto con firma digitale dal cliente (caso, almeno per adesso, meno frequente) oppure la copia informatica acquisita tramite scanner della procura rilasciata su supporto cartaceo, sottoscritta dal cliente e autenticata di pugno dall'avvocato. L'art. 83 c.p.c. prevede poi che la copia informatica ottenuta tramite scansione della procura cartacea debba poi essere ulteriormente “autenticata” tramite apposizione della firma digitale da parte dell'avvocato. La procura, così ottenuta, potrà essere allegata unitamente all'atto a cui si riferisce al messaggio PEC con il quale si effettua la notificazione, ottenendo che la medesima sia considerata come apposta “in calce” a tale atto, come previsto dall'art. 18 DM 44-2011. È opportuno "personalizzare" la procura in modo che sia riferibile all’atto prevedendo richiami univoci al tipo di atto e alle parti.

Predisposizione della relata di notifica

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La relazione di notificazione deve essere firmata digitalmente e allegata al messaggio PEC di notifica. Se l’atto principale è una scansione (riproduzione informatica di atto originale in forma cartacea) la relazione di notifica dovrà riportare anche l’asseverazione di conformità della copia informatica all’originale cartaceo. Di seguito un modello base:

RELAZIONE DI NOTIFICA

Io sottoscritto Avv. ___, (C.F. ___, PEC: ___ ) iscritto all’albo degli Avvocati presso il COA di ___, in ragione del disposto della L. 53/94 e ss.mm. quale difensore della ___ (dati della parte difesa dall'avvocato notificatore), per la quale si procede alla presente notifica in virtù della procura alle liti ex art. 83, 3° comma c.p.c.

NOTIFICO

l’allegato atto ___ (breve descrizione dell'atto) a ___ (inserire i dati del destinatario, l’eventuale domiciliazione presso un legale come, ad esempio, per gli atti di opposizione a decreto ingiuntivo) all’indirizzo di posta elettronica certificata ___ estratto dal ___ (indicare il registro ove reperita la PEC del destinatario: es. Registro delle Imprese, RegIndE, INI-PEC, Indice delle amministrazioni pubbliche, brevemente IndicePA o IPA, consultabile dal sito http://www.indicepa.gov.it)

DICHIARO (eventuale)

che la presente notifica viene effettuata in relazione al procedimento pendente avanti al Tribunale di ___ (riferimenti del giudizio)

ATTESTO (eventuale e in via alternativa)
  1. ai sensi e per gli effetti dell’art. 3-bis L 53-1994 e dell'art. 22 comma 2 DLT 82-2005 che l’atto notificato è copia conforme all’originale da cui è stata estratta.
  2. ai sensi dell’art. 16 bis, co. 9 bis del D.L. 179/2012, che l'atto notificato è conforme alla copia digitale presente nel fascicolo informatico di cancelleria dal quale è stata estratta.

Invio della PEC

A questo punto è sufficiente aprire il proprio programma di posta elettronica opportunamente configurato e comporre una nuova PEC avendo cura di indicare:

  1. l'indirizzo PEC del mittente che ovviamente deve essere quello dell'Avvocato che esegue la notifica (attenzione quindi se avete configurato più caselle!)
  2. l'indirizzo PEC del destinatario
  3. l'oggetto che deve essere obbligatoriamente questo: "Notificazione ai sensi della legge n. 53 del 1994”
  4. gli allegati come precedentemente predisposti: atto/atti, procura (eventuale), relata di notifica.

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Prova della notifica

La notifica va a buon fine se si ottengono dal sistema la ricevuta di accettazione e quella di avvenuta consegna. E' consigliabile salvare entrambe queste mail nella stessa cartella eventualmente predisposta per la notifica contenente tutti gli altri files (gli allegati del msg PEC). Per provare la notifica, ove al momento non sia possibile/agevole depositare telematicamente o su supporto informatico tutti i files di cui sopra, sarà possibile stamparli apponendovi su ciascuno la dichiarazione di conformità del seguente tenore:

Ai sensi e per gli effetti del combinato disposto degli artt. 9 comma 1-bis e 6 comma 1 della L. 53/94 così come modificata dalla lettera d) del comma 1 dell’art. 16-quater, D.L. 18 ottobre 2012, n. 179, aggiunto dal comma 19 dell’art. 1, L. 24 dicembre 2012, n. 228 e dell’art. 23 comma 1 del Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e ss.mm. si attesta la conformità della presente copia cartacea all’originale informatico da cui è stata estratta.

__ lì, __

Avv.to ___

Al momento dell'esibizione o del deposito dell'atto notificato non è più necessario, in seguito all'entrata in vigore del D.L. 90/2014, apporre la marca in misura variabile a seconda del numero dei destinatari della notificazione.

Approfondimenti sul WEB

  1. Le notifiche telematiche in proprio eBook PDF a cura dell'Avv. Jurij Rudi del Foro di Modena (http://www.studiolegalerudi.it)
  2. Le notificazioni in proprio degli avvocati a mezzo PEC ex L. 53-1994 succ. mod. a cura dell'Unione Lombardia dei Consigli dell'Ordine degli Avvocati.
  3. Notifiche in proprio via PEC a cura dell'Avv. Alessandro Vaccaro, Presidente del Consiglio dell'Ordine degli Avvocati di Genova.
  4. Le notifiche in proprio degli avvocati tramite PEC dopo il DM. 48/2013. a cura dell'Avv. Maurizio Reale del Foro di Teramo.
  5. La PEC come strumento dell'avvocato e le notifiche in proprio a cura dell'Avv. Francesco Isola del Foro di Catania.
  6. Vademecum per le notificazioni in proprio ex L. 53/1994 a cura dell'Avv. Francesco Isola del Foro di Catania.
  7. Vademecum per le notifiche in proprio degli avvocati a cura dell'Unione Triveneta dei Consigli dell'Ordine degli Avvocati.
  8. Brevi note pratiche per le notifiche in proprio degli avvocati a cura del Consiglio dell'Ordine degli Avvocati di Mantova.
  9. Il diritto di nascondersi nell'era della PEC, del PCT e dell'ANPR Relazione dell'Avv. Nicola Gargano e del Dott. Massimiliano Ponchio ad E-privacy winter 2013 - Milano università Bocconi - 15.11.2013 (video).

Discussione aperta sul Forum di Diritto Pratico

Per quesiti, chiarimenti e approfondimenti è aperta una apposita discussione sul forum.

Note

  1. art. 16 DL 185-2008 comma 7: "I professionisti iscritti in albi ed elenchi istituiti con legge dello Stato comunicano ai rispettivi ordini o collegi il proprio indirizzo di posta elettronica certificata entro un anno dalla data di entrata in vigore della presente legge. Gli ordini e i collegi pubblicano in un elenco consultabile in via telematica i dati identificativi degli iscritti con il relativo indirizzo di posta elettronica certificata."
  2. Per verificare la presenza sul RegIndE occorre accedere al Servizi Telematici del Ministero della Giustizia e navigare su "servizi" -> "login" -> "accedi a registro generale degli indirizzi elettronici. Più semplice consultare l'INI-PEC.